Hin und wieder ist man in der Situation, dass man aus beruflichen oder geschäftlichen Gründen eine E-Mail verfassen muss. Aber um erfolgreich eine elektronische Nachricht zu schreiben, gibt es ein paar gute Regeln, die man beherzigen sollte.

Heutzutage werden viele Menschen nämlich von E-Mails überfrachtet und wissen gar nicht mehr, wohin damit in ihrem Postfach. Da will man selbst mit seinem Anliegen nicht übersehen werden oder auf die Nerven gehen. Die drei wichtigsten Regeln die du beachten solltest, wenn du eine berufliche E-Mail schreibst, erfährst du hier.

1. Überprüfe die Notwendigkeit

Wie ich schon kurz erwähnt habe, werden viele Menschen von E-Mails (ob Spam, Newsletter oder wichtige Nachricht) geradezu überschwemmt. Überlege vorher also, ob dein Anliegen sich nicht auch auf anderem Wege klären lässt. Vielleicht willst du ja auch nur eine Info einholen und nicht lange darauf warten. Dann ist ein Anruf der bessere Weg. Hier erfährst du direkt deine Antwort und kannst auch noch Rückfragen stellen. Nur, wenn es sich nicht vermeiden lässt oder du telefonisch oder persönlich niemanden erreichen kannst, solltest du eine Mail verschicken.

2. Anrede und Verabschiedung

Gestalte die Anrede so persönlich wie möglich. Suche am besten direkt nach einer individuellen E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners anstatt nach einer Info-Mail. Dann sprich den Adressaten auch persönlich an, zum Beispiel mit „Sehr geehrte/r Herr/Frau“. Damit fühlt derjenige sich direkt angesprochen. Bedanke dich am Ende außerdem und setze einen freundlichen Gruß unter die Nachricht, verbunden mit der Bitte um Rückantwort.

3. Eine E-Mail ist kein Roman

Wie auch bei einem Lebenslauf kommt es darauf an, dass du bei einer Mail konkret schilderst, worum es geht. Das fängt mit der Betreffzeile an. Formuliere hier bereits so gut (aber auch so kurz wie möglich) das Thema deines Anliegens.

Ist es nötig, kannst du dich in zwei ersten Sätzen kurz vorstellen. Aber dann sollte es auch schon mit deiner Frage losgehen. Es ist wichtig, dass du prägnant beschreibst, worauf du eine Antwort suchst. Nicht, dass es sich zu einem Hin und Her von Mails und Missverständnissen entwickelt. Vermeide überflüssige Informationen oder Floskeln, behalte aber einen höflichen Stil bei. Und dann kannst du hoffentlich schnell mit einer entsprechenden Antwort rechnen.